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Le 19 août 2015

Vers une clarification du bulletin de paie

Jean-Christophe Sciberras, DRH de Solvay, a remis le 27 juillet 2015 un rapport intitulé « Pour une clarification du bulletin de paie », conformément à la mission ...

Jean-Christophe Sciberras, DRH de Solvay, a remis le 27 juillet 2015 un rapport intitulé « Pour une clarification du bulletin de paie », conformément à la mission qui lui a été confiée par plusieurs ministères et le Secrétaire d'État à la réforme de l'État et à la simplification le 7 janvier dernier.

Constat. - Il est fait en premier lieu le constat de la complexité du bulletin de paie dans sa présentation et les causes de celle-ci qui résultent essentiellement de la complexité du système de protection sociale lui-même. Celui-ci a entraîné l'agrégation d'informations au fil du temps sans ordonnancement. Si le bulletin de paie a gagné en exhaustivité et précision garantissant ainsi la sécurité des données et leur complétude, il a perdu en lisibilité pour le salarié. Cette complexité a donné en outre un rôle de plus en plus important aux acteurs professionnels de la paie (éditeurs de logiciels de paie, experts-comptables) qui assurent actuellement une grande partie la production, souligne le rapport.

L'objectif rappelé par les auteurs du rapport est d'une part de rendre le bulletin de paie plus compréhensible et plus lisible pour le salarié sans pour autant rendre plus compliqué l'établissement du bulletin par l'entreprise et tout en maîtrisant les coûts de la mise en place. Ils insistent à ce titre que l'objectif de la mission de clarification est circonscrit aux enjeux de sens et de lisibilité du bulletin de paie pour le salarié. La simplification des procédures de paie ne rentre pas dans le champ de la mission.

• Rendre le bulletin de paie plus compréhensible et plus lisible. - Il est proposé en premier lieu de construire un référentiel d'intitulés de paie intelligible et de le normaliser par arrêté ministériel. Ensuite, il est préconisé de regrouper les lignes de cotisations par risque couvert : la santé pour les cotisations maladie, complémentaire santé, incapacité, invalidité, capital décès ; la retraite pour la cotisation vieillesse, retraite complémentaire, voire supplémentaire, l'assurance chômage... de manière à retenir des titres et des sous-totaux signifiants pour identifier les risques couverts et présenter la part respective des contributions relevant du salarié et de l'employeur. Serait également regroupé en une seule ligne l'ensemble des contributions de l'employeur qui n'ouvrent pas un droit direct au salarié (formation professionnelle, apprentissage, effort construction, etc.).

Autre recommandation : donner au salarié une information générale sur le coût du travail en faisant figurer le montant de la rémunération totale et le montant des allégements financés par l'État et ayant un impact sur les cotisations sociales.

• Clarifier sans accroître les complications administratives et les coûts pour l'entreprise. - Les rapporteurs préconisent de réserver un espace dédié sur le bulletin de paie à la mention des spécificités professionnelles (cotisations spécifiques pour les VRP par exemple). Autre proposition : supprimer pour l'entreprise l'obligation d'établir le bulletin récapitulatif annuel accompagnant le bulletin présentant des regroupements de cotisations.

Sur les coûts de mise en place, le rapport a identifié trois types des postes de dépenses : l'adaptation des logiciels de paie, l'accompagnement du service de paie, l'information des salariés. Si les coûts mis en avant par les experts sont relativement importants, le rapport propose deux types d'économie possible : supprimer l'obligation d'une notification spécifique de versement de l'intéressement et de la participation distincte du bulletin de paie et réserver un espace à ces informations dans le bulletin de paie ; faire du bulletin de paie électronique la règle sous réserve de la mise en place d'une garantie de sécurité et de confidentialité tout permettant au salarié de demander le maintien du format papier s'il le souhaite.

• Proposition d'une maquette simplifiée de bulletin de paie. - Deux maquettes de bulletin de salaire reposant sur des choix différents de regroupement de lignes de cotisations (version développée, version synthétique) sont présentées dans le rapport. Testées auprès de groupes d'utilisateurs et expérimentées en grandeur réelle dans une entité du groupe Solvay, les deux maquettes ont fait l'objet d'avis contrastés notamment entre les cadres et les non-cadres. Il ressort toutefois de l'étude qu'à l'unanimité, l'objectif de clarification est atteint. La feuille de paie passant de deux pages à une page et la meilleure visibilité du « net à payer » sont plébiscitées.

• Calendrier. - La mission propose de rendre obligatoire les principes du respect des intitulés normalisés et du regroupement des cotisations par risque couvert par étape :

- au 1er janvier 2017, pour les entreprises de plus de 300 salariés ;

- au 1er janvier 2018 pour toutes autres.

Toutefois, dès le 1er janvier 2016, les entreprises volontaires pourraient expérimenter le nouveau bulletin de paie. Les auteurs du rapport recommandent alors à l'État de modifier la réglementation d'ici 2016 afin de rendre possible le déploiement de la phase de volontariat des entreprises et de tirer un bilan de cette phase pour envisager les évolutions du dispositif.

Pour aller plus loin : www.travail-emploi.gouv.fr

JCl. Travail Traité, synthèse 120

Sources : Rapp. 27 juill. 2015